De Totaaloplossing voor het MKB
Digitaal Kantoor is geschikt voor ondernemingen vanaf 5 tot 500 FTE die de behoefte hebben om met software te werken die al hun bedrijfsprocessen ondersteund.
Plan voor 30 minuten een online demonstratie met één van onze specialisten en krijg gedegen advies over de software!
Waarom Digitaal Kantoor?
“Weinig software partijen kunnen Digitaal
Kantoor evenaren”
Financieel Directeur Thomas Gaakeer – GORT Coaching
De flexibele bedrijfssoftware voor het MKB
Digitaal Kantoor is geschikt voor bedrijven die uiteindelijk het grootste gedeelte van hun bedrijfsproces met 1 systeem willen werken. Door de modulaire opbouw van Digitaal Kantoor kun je er ook voor kiezen om klein te beginnen, bijvoorbeeld met alleen CRM. De combinatie tussen de modulaire opbouw en de optie om betaalbaar maatwerk toe te passen zorgt ervoor dat je Digitaal Kantoor naadloos aan je bedrijfsprocessen kan aanpassen. Bekijk hieronder de modules van Digitaal Kantoor.
Beheer efficiënt al je relaties met de CRM module
Verbeter het contact met je prospects en bestaande klanten doordat je alle relevante klantgegevens en contactmomenten altijd overzichtelijk bij de hand heeft. Met Digitaal Kantoor kun je de kansen beter opvolgen, e-mailcampagnes versturen naar exact de juiste doelgroep, en zicht houden op je correspondentie, afspraken en (gespreks)notities.
Alles Centraal.
Snel een goed overzicht hebben van je relatie met daarin de onderlinge communicatie. Digitaal Kantoor werkt met overzichtelijke relatiekaarten waardoor je in één overzicht ziet welke afspraken, offertes, taken en notities voor de klant zijn gemaakt. Via een chronologisch actieoverzicht volg je welke collega contact had met een relatie, klant of leverancier. En met wie, wanneer en hoe.
Handige Koppelingen.
KvK – Niemand houdt van kopiëren en plakken. Met de KvK koppeling van Digitaal Kantoor zorg je ervoor dat het systeem altijd automatisch de NAW gegevens van het bedrijf in je relatiekaart laadt. Wil je ook gemakkelijk inzicht hebben in de e-mail communicatie met de klant?
E-mail – De automatische e-mail synchronisatie van Digitaal Kantoor geeft je, zonder omkijken, inzicht in de laatste e-mail communicatie tussen jou en de klant. Het is zelfs mogelijk om meerdere e-mail adressen toe te voegen. Wel zo makkelijk.
Outlook / Exchange Agenda – In Digitaal Kantoor zit een agenda functionaliteit. Wil je toch ook met je huidige eigen agenda werken? Geen probleem. Door onze Microsoft Outlook / Exchange integratie worden de afspraken die je in de Digitaal Kantoor agenda maakt met je eigen agenda automatisch gesynchroniseerd en vice versa. Naast Outlook agenda is het ook mogelijk met andere agenda’s te synchroniseren.
Mailchimp – Deze koppeling helpt je bij het versturen van professionele nieuwsbrieven. Aan de hand van filters die je in Digitaal Kantoor maakt worden de relaties automatisch gesynchroniseerd met je Mailchimp account. Mailchimp is één van de meest populaire nieuwsbrief software op de markt.
Van Lead naar Klant.
Richt je sales proces gemakkelijk in. Het kansen overzicht van Digitaal Kantoor maakt het mogelijk om al je sales bij te houden. Plan je (terug)bel acties in en houdt in rapportages hoe lang je leads of prospects erover doen voordat ze klant worden. Je hele sales proces, van een lead naar een klant kun je in Digitaal Kantoor bijhouden. Sterker nog, je kunt je sales proces ook op je mobiel bijhouden. Met onze handige DK app.
Optimaal Projecten bijhouden en sturen
Werk je in een klein team of run je een grote afdeling? De projectenmodule van Digitaal Kantoor kan zich aanpassen aan de manier hoe jij je projecten wilt managen. Offertes opstellen, plannen van uren en taken, efficiënt beheren van je projecten, het schrijven van uren en overzichtelijke rapportages. Het kan allemaal met de projectenmodule van Digitaal Kantoor.
Offerte templates & Accorderen.
Door gebruik te maken van offerte templates kun je gemakkelijk offertes opstellen en naar eigen hand zetten. Ben je klaar met het opstellen van je offerte? Verstuur deze dan vanuit Digitaal Kantoor en maak het voor je klant mogelijk om online de offerte te accorderen door de ‘akkoord’ knop toe te voegen aan je e-mailbericht. Het is zelfs mogelijk om je offerte automatisch om te zetten in een project. De geoffreerde bedragen worden dan meegenomen als budget.
Projecten opstellen en beheren.
Koppel je project aan een relatie en bepaal in een paar stappen hoe je het project wilt inrichten. Is het een project op nacalculatie? Bestaat het project uit specifieke activiteiten met verschillende tarieven of werk je met een enkel tarief? Na het opstarten van een project kom je in een overzichtelijke projectkaart met een totaaloverzicht van de communicatie binnen het project, de geplande en geschreven uren en de openstaande en afgeronde taken.
Uren en taken Plannen.
Plan je project alvast vooruit. Met Digitaal Kantoor kun je alvast uren per persoon inplannen. Deze persoon kan vervolgens aan de hand van een simpel overzicht zijn geplande uren gemakkelijk omzetten in geschreven uren. Hierdoor kun je snel en gemakkelijk overzicht creëren. Beheers de looptijd van activiteiten en krijg inzage in de interne capaciteit. Werk je liever met milestones en taken? Dat kan natuurlijk ook.
Urenregistratie geschikt voor jouw situatie.
Elk bedrijf heeft bepaalde wensen bij het schrijven van uren. Van eenvoudig met alleen het totaal aantal uren tot uitgebreid waarbij men van-tot uren schrijft, ritten kan toevoegen of met timers werkt. Met Digitaal Kantoor heb je de keuze uit 10 verschillende uren-schrijf methoden waardoor je altijd een geschikt overzicht vindt voor jouw situatie.
Werk samen met verschillende gebruikersgroepen.
Binnen projectmanagement heb je vaak te maak met verschillende rollen. Van projectmanagers die een goed overzicht moeten hebben, tot projectmedewerkers die alleen uren hoeven te schrijven naar externe partijen die je een bepaalde inzage wilt geven. Met Digitaal Kantoor kun je rechten-profielen aanmaken zodat iedereen alleen de schermen kan zien dat voor hem of haar van belang is.
In- en Verkoop van producten beheren
Beheer je een handelsorganisatie en is je focus niet het schrijven van uren, maar het in- en verkopen van producten. Dan bent je bij Digitaal Kantoor aan het juiste adres. Vanuit een zeer overzichtelijk dashboard krijg je snel inzicht in al je lopende orders. De orderflow wordt visueel en met kleuren weergegeven. Aan de hand van rapportages kun je gemakkelijk de verkoop- en inkoopprestaties per product en per medewerker bekijken.
Beheer je producten en start met verkopen.
Het artikelbeheer is geschikt voor elke vorm van handelsorganisatie. Van hostingbureau’s die abonementen verkopen tot voorraadhoudende productiebedrijven. Vanuit het artikeldashboard bepaal je makkelijk welke velden voor jou van belang zijn. Een voorbeeld van velden die je per artikel kan toevoegen:
- Looptijd
- Staffelprijzen toevoegen
- Verkoopprijzen beheren per type relatie
- Voorraad van het artikel bijhouden en aanpassen
- Artikel koppelen aan boekhoudpost
Verkooporders & Abonnementen.
Maak al je verkooporders in Digitaal Kantoor. Het voeren van staffelprijzen, klantkortingen, etc behoort allemaal tot de mogelijkheden. Ook is het mogelijk extra specificaties toe te voegen aan een artikel. Bent je bijvoorbeeld een drukker en wil je oplages of papierdiktes vastleggen bij een artikel op een order, dan is dat mogelijk. Breng je maandelijks een vast bedrag bij je klanten in rekening, dan is het ook mogelijk om een frequentie in te stellen, waarbij er automatisch verkooporders worden gegenereerd. Deze abonnementen vindt je dan automatisch terug in jouw handelsdashboard en de lijst nog-te-factureren.
Inkooporders & Voorraadbeheer.
Om een goede voorraadbeheer te kunnen voeren is het aanmaken van inkooporders noodzakelijk. Met een druk op de knop, kun je van een verkooporder een inkooporder maken en deze doormailen aan jouw leverancier. Bepaal per product wanneer je een melding wilt krijgen wanneer het product onder een bepaald quotum komt.
Slimme rapportages.
Welke product presteert het best, welke medewerker heeft het meest verkocht en welke abonnementen worden het meest afgenomen zijn vragen waar je direct antwoord op wilt hebben. Aan de hand van slimme rapportages heb je inzicht tot aan detail niveau van het product.
Factureer razendsnel
Overzichtelijk, makkelijk en snel een factuur kunnen sturen, dat is belangrijk. Facturen in Digitaal Kantoor zijn binnen een paar klikken opgesteld. Bepaal zelf hoe je factuurflow eruit ziet en maak gebruik van onze slimme meldingen. Het systeem denkt met je mee. Wil je ook klanten online laten betalen? Geen probleem, je kan je facturen sturen met een ‘betalen met iDeal’ knop.
Beheer je Factuurflow in eigen huisstijl
Met een paar drukken op de knop heb jij je huisstijl voor je factuur ingesteld. Je bent niet beperkt aan maximaal 1 design. Dus ook voor je volgpapier (of herinneringen) kun je een andere huisstijl template gebruiken. Bepaal zelf na hoeveel dagen een openstaande factuur een herinnering moet worden en stel zelf mailtemplates op per stap in jouw factuurflow.
Facturatie overzichten.
Bekijk in één oogopslag de status van je facturen. In combinatie met de boekhoudmodule van Digitaal Kantoor kun je direct zien of je verkoopfacturen betaald zijn in hoe lang deze openstaan. Door gebruik te maken van meerdere filters kun je snel inzicht krijgen in hoeverre een bepaalde relatie- of productengroep presteert. Maak je ook gebruik van onze projecten of in- en verkoopmodule dan worden er automatisch facturen klaargezet wanneer men uren heeft geschreven of verkooporders heeft aangemaakt die klaar zijn gezet ter facturatie. Met een druk op de knop kun je de facturen verzenden.
Rapportages & Controle.
Een goed inzicht krijgen in de statistieken en voorkomen dat er fouten worden gemaakt in de facturatie zijn twee belangrijken elementen waar Digitaal Kantoor veel waarde aan hecht. In de facturatie module van Digitaal Kantoor kun je gebruik maken van slimme filters. Hierdoor kun je op alle waarden die zich in Digitaal Kantoor bevinden.
Verder is het mogelijk om in Digitaal Kantoor gebruik te maken van intern accorderen. Dat betekend dat voordat de verkoopfactuur verzonden kan worden minimaal een andere persoon akkoord heeft gegeven op de factuur. Dit is vaak handig wanneer je organisatie uitgebreide facturen verstuurd. Hierdoor kun je voorkomen dat een foutieve factuur wordt verstuurd. Wel zo veilig.
Online betalen met iDeal.
Zorg ervoor dat je facturen eerder betaald worden door het makkelijker te maken voor je klant om je factuur te betalen. Met Digitaal Kantoor kun je in je mailttemplates gemakkelijk een ‘Betalen met iDeal’ knop toevoegen. Wel zo makkelijk
Slimme boekhouding, alle bedrijfsprocessen gekoppeld
Het grote voordeel van Digitaal Kantoor is dat alle verschillende bedrijfsprocessen gekoppeld zijn aan de boekhouding. Een aangemaakte factuur wordt eenvoudig in de boekhouding verwerkt en opgenomen in het BTW overzicht. Planning, urenregistratie en facturatie zijn gekoppeld. Banktransacties zijn gekoppeld aan verwerkte inkoop- en verkoopfacturen. Per e-mail ontvangen facturen worden gekoppeld aan de relatie en in de boekhouding verwerkt.
Slimme uitgebreide dashboards
Digitaal Kantoor biedt diverse methoden om in te zoomen op de resultaten. Je maakt eenvoudig zelf financiële rapportages als de winst- en verliesrekening, liquiditeitsbegroting, BTW overzicht, debiteurenoverzicht, crediteurenoverzicht. Door onderscheid te maken tussen een accountantsdashboard en een dashboard voor de ondernemer / directeur zie je altijd de meest relevante informatie.
Simpel en snel bankmutaties boeken.
Zo snel en zo goed mogelijk bankmutaties boeken. Hoe doe je dat? Het boeken van bankmutaties gaat niet alleen simpel maar het systeem helpt je om de juiste mutatie aan de juiste factuur te koppelen. Sterker nog wanneer het factuurbedrag matched en het factuurnummer in de omschrijving staat van de bankmutaties, koppelt Digitaal Kantoor automatisch de bankmutaties aan de juiste factuur. Wanneer alleen het factuurbedrag overeenkomt hoe je alleen zelf een controle te doen en kun je met een druk op de knop boeken. Wel zo handig.
Altijd een passende inboekmethode.
Facturen inboeken is niet meer tijdrovend. Je kunt kiezen uit een viertal verschillende methoden. Binnen no time kun je tientallen facturen inboeken. Gebruik bijvoorbeeld onze Scan & Herken techniek vanuit onze mobiel app of vanuit de desktop applicatie zodat de gegevens van de inkoopfactuur automatisch herkent worden.
Gemakkelijk afsluiten met het BTW overzicht en de Jaarrapportage.
De boekhouding gemakkelijk en goed afsluiten doe je in Digitaal Kantoor onder andere met het BTW overzicht en de jaarrapportage. Het BTW overzicht wordt automatisch gevuld zodat je elk kwartaal of elke maand alleen nog de zaken over hoeft te nemen. Benieuwd naar de details? Met een druk op de knop kun je inzoomen op elke post in het BTW overzicht. Wil je het jaar afsluiten? Vanuit het accountantsdashboard kunt jouw account de jaarrapportage uitdraaien. Wel zo makkelijk.
Automatiseer met onze automatische bankkoppeling.
Met Digitaal Kantoor is het mogelijk om je bankmutaties automatisch in Digitaal Kantoor te laden. Dit kan tijd schelen aangezien je niet meer in de bank hoeft in te loggen om een betaalbestand te genereren. De automatische bankkoppeling kan verwezenlijkt worden met de volgende banken:
- ABN AMRO
- Rabobank
- ING
Laat je adviseren door onze specialisten
Oriënteren op nieuwe bedrijfssoftware kost veel tijd. Laat je ontzorgen door onze specialisten en krijg in 30 minuten advies waar je op moet letten bij het kiezen van de juiste bedrijfssoftware en krijg gelijk te zien wat Digitaal Kantoor voor jou kan betekenen
Jan-Joost heeft meer dan 15 jaar ervaring in het implementeren van software in bedrijfsprocessen. Hij kan de perfecte vertaalslag maken tussen de vraag van de ondernemer en de juiste software oplossing
Jan-Joost
Als ontwikkelaar en pionier in cloud software oplossingen en meer dan 10 jaar ervaring in de branche kan Bob complexe bedrijfsprocessen vertalen naar een online oplossing.
Bob Salm
Hoe wordt Digitaal Kantoor toegepast?
- Case 1 - Klein Starten
- Case 2 - Bedrijfsproces Dienstverlening
- Case 3 - Bedrijfsproces Productiebedrijf
“Een geweldig systeem dat veel tijd bespaart”
Directeur – Han Valk
Start klein met bijvoorbeeld alleen de CRM module en Boekhouding
Han Valk fundraising, een startup in de institutionele fondsenwerving, zocht enkele jaren geleden een softwarepakket dat met hem mee kon groeien. Kunnen segmenteren naar type relatie was voor Han heel belangrijk, evenals het kunnen toepassen van specifieke filters (bulkacties). Daarnaast had hij behoefte aan overzichtelijke communicatielijnen. Han koos voor een start met de basismodules CRM en boekhouding.
Inmiddels is het bedrijf gegroeid en is ook zijn Digitaal Kantoor uitgebreid met de modules Projecten & uren, Handel, Facturatie, Documentbeheer en Personeel.
Dienstverlening
Klant sinds 2009
CRM & Boekhouding
15 Werknemers
“Weinig software partijen kunnen Digitaal Kantoor evenaren”
Financieel Directeur – Gort Coaching
Continu doorontwikkelen
Gortcoaching werkt met 12 vaste medewerkers en 20 externe coaches. Het bureau gebruikte veel verschillende programma’s en had onvoldoende overzicht. Er ging veel fout in de communicatie en het inplannen van de externe coaches verliep moeizaam.
Digitaal Kantoor bleek in staat om het specifieke bedrijfsproces te kunnen ondersteunen, mede door specifiek maatwerk zoals voor het inplannen van externen of een koppeling met een webshop functionaliteit om de beschikbaarheid van externe coaches weer te geven. En het leuke is, we denken nog steeds continu met Gortcoaching mee hoe we e.e.a. continu kunnen doorontwikkelen.
“We hebben afgelopen jaar voor 2 keer zoveel klanten gewerkt, maar we zijn niet gegroeid qua team!”
Directeur – Polytech
Continu doorontwikkelen – Polytech
Het lukte Polytech, een groep bedrijven met 20 medewerkers, niet om met meerdere systemen grip te krijgen op de bedrijfskosten (productiekosten, uren van personeel, etc). Men ging op zoek naar een alles-in-één systeem dat het noodzakelijke overzicht wel kon helpen realiseren. Er was veel maatwerk voor nodig, maar met Digitaal Kantoor is het gelukt om de processen voor vier bedrijven (met elk hun eigen administraties) te implementeren. Hierbij zijn ook automatische bankkoppelingen gerealiseerd.
- Praat met een specialist met veel kennis over software oplossingen
- Krijg suggesties en tips over mogelijke toepassingen
- Krijg inzicht in de specifieke mogelijkheden van Digitaal Kantoor
- Ontvang een prijsoverzicht na afloop van het gesprek
- + Gratis toegang tot je eigen proefaccount voor 30 dagen
Vraag een online demo aan
Een greep uit onze specialisten
Als oud ondernemer in de software branche kan Menno als geen ander meedenken in het toepassen van het proces van jouw bedrijf in een software oplossing
Menno Kolster
Als ontwikkelaar en pionier in cloud software oplossingen en meer dan 10 jaar ervaring in de branche kan Bob complexe bedrijfsprocessen vertalen naar een online oplossing.
Bob Salm